• Автор:
  OUTLOOK2015
• Тип лицензии:
  Крякнутая
• Языки:
  Мульти
• ОС:
  Windows 8, 8 64-bit, 7, 7 64-bit, Vista, Vista 64-bit, XP, XP 64-bit
• Просмотров:
  455
• Скачано:
  182

Софт для управления задач Outlook

Эта статья будет полезна для всех, кто привык управлять своим временем, а так же планировать его с помощью Outlook. На данный момент эта программа пользуется очень большой популярностью у людей, которые вращаются в различных сферах. Это свидетельствует о ее высокой функциональности. Прочитав эту статью, Вы либо начнете использовать его, либо будете и дальше полагаться на случай и свою память. Существует всего пять легких и не трудоемких способа повысить производительность с помощью дополнения TaskCracker для Outlook.

Спросив любого человека можно убедиться, что все так или иначе желают сами распределять свое время. Строить время своей работы и отдыха, систематизировать заказы и бытовые дела.

Inbox Zero

Получаем задачу в почту –> создаём свою задачу в списке задач

Основным лозунгом Inbox Zero, не составит труда для любого желающего догадаться – в кратчайшие сроки фильтровать и обрабатывать почту и, проще говоря, держать свой ящик в чистоте и порядке. Каждый день вам приходит огромное количество почты, как с работы, так и с разных рассылок, от друзей и тому подобное. Всевозможные заказы или предложения купить бурду, которая вам и даром не нужна. Если вы станете, каждый день перебирать свою почту, то будет банально не хватать времени.Outlook позволяет сортировать все входящие письма по темам, тем самым облегчая вам задачу в поиске нужного письма. К примеру, вы можете потратить час в поисках нужного вам заказа или найти его легко и просто. Как известно, время – деньги, а значит лучше провести его с пользой. Существует возможность использовать всевозможные дополнения. Однако ни одно расширение не будет выполнять работу за вас, поэтом сейчас я расскажу, как можно ускорить и упростить вашу работу. Любое дополнение может ускорить вашу работу, при правильной эксплуатации, как минимум в два раза. Если у вас уже установлено приложение TaskCracker – что возможно сделать с этим приложением и принцип его работы. Это дополнение является чем-то вроде визуализации Outlook. С помощью мышки вы сможете переместить задачу в ту сферу с критериями, которым она больше всего подходит.

Не смотря на заявление разработчиков, что дополнение разработано на основе Inbox Zero, хотя непосредственного отношения к дополнению оно не имеет. Возможно, они имели ввиду, что основа взята из Inbox Zero. Тогда так и нужно было говорить. Дальше мы рассмотрим методики, которые еще годятся к работе с этим дополнением.

Eisenhower matrix

Список задач «всё что нужно сделать» -> Стратегия планирования задач

В течении работы над проектом стало понятно, что мы сделали непонятно что, непонятно как и непонятно почему. Для получения даже самого мизерного результата нужно очень тщательно распланировать свое время, а это зачастую невозможно из-за неопытности в этом вопросе или банальной лени. В этот момент нам очень помогла, можно сказать спасла, Матрица Эйзенхауэра. Методика была предложена президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, она считается самой простой и действенной из всех методик стратегического планирования своих задач. Эта методика разделят дела на срочные и важные. Каждое важное дело является срочным, но не каждое срочное дело – важное. Для большей наглядности, используется матрица:

Именно этот принцип и был положен в основу TaskCracker – это позволяет очень быстро и эффективно разбираться с поставленными задачами. К сожалению, этот список не предоставляет возможности распланировать свое время для выполнения конкретных целей, но с помощью него можно разбросать задачи по степени их важности и в приделы временных рамок для их исполнения.

Сама матрица в данном расширении отсутствует в оригинальном варианте, но разработчики тщательно переработали ее. Дела подразделяются в виде списка по вертикали по мере срочности и по горизонтали по дням. Помимо этого в TaskCrackere имеется отдельное место для задач срок действия, которых истек или сроки, для которых еще не были назначены. Как и везде не смотря на большое количество преимуществ, имеется и огромное количество проблем. Дизайн сделан очень хорошо, но вот размер ячеек для всех задач одинаков. Задача, которую нужно выполнить сегодня такая же, как и на следующую неделю и даже на следующий месяц. Это значит, что при большом количестве задач они просто перестанут помещаться в визуальном поле. Эта проблема доставляет массу неудобств для пользователя, но так и не была решена разработчиками.

Методика Стивена Кови

Еще один метод был предложен Стивеном Корби в 1989 году в его замечательной книге «Семь привычек высокоэффективных людей» (“The 7 Habits of Highly effective people”) и, позднее — в его второй книге «Главное внимание главным вещам» (“First Things First”). Все задачи можно поделить по важности и срочности, как и в предыдущем варианте, используется визуальная матрица, которая в свою очередь получила название UrgentImportant matrix или «матрица распределения времени».

Разработчики решили немного усовершенствовать систем. Это отразилось на том, что проблема с ячейками так никуда и не делась. GTD техника предлагает заняться выполнением наших задач согласно построенному списку с помощью предыдущих способов, но как вы можете видеть имеется несколько отличий.

Визуальная доска задач

Как это не прискорбно звучит, но в Outlook у нас имеется только список задач. Ну и что же нам с этим делать? Можно рисовать на виртуальной доске. Довольно странно и вызывает легкое непонимание, почему Microsoft сам не создал возможность упорядочить задачи по важности и сроку выполнения. TaskCracker здорово экономит время, хотя и является всего лишь визуальным дополнением, все данные так или иначе содержатся в Outlook. Каждый щелчок мыши лишь переписывает задачу, добавляя необходимые требования. Все это здорово экономит ваше время, которого и так зачастую не хватает.

Это небольшое дополнение готово к работе сразу же после установки и перезапуска Outlook. Так же после установки у вас появится кнопка TaskCracker, при нажатии на которую будет появляется список дел. Может наблюдаться наложение одних дел на другие, но это легко исправляется с помощью мыши. Все визуальные матрицы так же загружаются вместе с дополнением. Разработчики принялись утверждать в один голос, что это дополнение сочетает в себе аж четыре метода: Inbox Zero, Матрица Эйзенхауэра, методика Стивена Кови, а также методика GTD, о ней я расскажу чуть ниже. Сочетание всех этих методик дало более или менее сносный вариант. И все же матрицы подверглись очень серьезному пересмотру и переделке. Как по мне, так визуализация намного улучшила и упростила процесс планирования и выполнения задач. Для GTD наиболее приемлемым делением является, когда дела разделены только на две группы: я сделаю это сейчас, я сделаю это чуть позже.

GTD

Спланировал –> Сделал

Методика, предложенная Дэвидом Алленом в 2001 году имеет еще более простую схему, хотя это и кажется уже практически невыполнимым. Неимоверно популярна она, стала на Хабре в связи с этим потребность объяснять подробно, что это такое, вероятно, нет нужды. Эта методика предлагает выполнять дела одно за другим в порядке самого обычного списка. В заключение данной статьи я хотел бы рассмотреть стандартный лист Outlook. Все преимущества и недостатки TaskCracker мы уже увидели. Так же была рассмотрена его функциональная сторона. Все дела расставляются в связи с приоритетом и затем, просто исполняются по списку. Это уже упоминалось на сейте про GTD и тут я с ними полностью согласен.

Составление списка дел при помощи TaskCracker занимает у меня не более десяти минут. Меня очень сильно подкупил хороший дизайн и функциональность. Согласитесь, что проще, да и приятнее, работать с визуальной доской, чем просто со списком дел. Конечно же, разработчикам, есть, куда расти, потому что недочетов уйма.

Невзирая на все прорехи, допущенные в этом дополнении, работает оно на ура, а главное решает поставленные перед ней задачи. Ключи же к этой чудной программке можно найти сплошь и рядом. Если кому-то уж сильно нужны, то ищите в комментариях.